Pourquoi décider de la rédaction d’un post entre le centre d’affaires ou l’espace de coworking ? Simplement parce que la question nous est de plus en plus souvent posée par certains de nos visiteurs. Alors, si en tant qu’internaute, vous vous posez la même question, alors nous allons tenter de vous donner des éléments de réponse.Tout d’abord, nous pensons que cette interrogation  semble tout à fait légitime venant d’un entrepreneur ou d’un responsable d’entreprise à la recherche d’un espace de travail pour s’y installer seul ou avec ses salariés. Pour argumenter, notre réponse, nous examinerons selon nos observations, les caractéristiques les plus visibles du “marché” du  coworking et du centre d’affaires. Ce qui reviendra aussi à s’interroger sur les différences fondamentales entre un espace de coworking et un centre d’affaires ? Quels sont les les avantages proposés par les uns et les autres et quels peuvent en être les inconvénients ?

Comment est structuré le marché du centre d’affaires ?

Nous n’allons pas ici nous livrer à une analyse détaillée du marché des centres d’affaires à Paris mais plutôt à une revue générale sur quels sont les principaux acteurs du secteur. Une étude détaillée et payante a d’ailleurs été réalisée par XERFI

Des réseaux nationaux /internationaux et des centres d’affaires indépendants.

Le marché du centre d’affaires  est composé de 2 typologies d’acteurs. D’un côté les réseaux de groupes internationaux et nationaux  (au nombre de 4 à 5) et de l’autre une multitude de petits centres d’affaires indépendants pour la plupart présents sur ce marché depuis plus de 20 ans voire 30 ans. Tous ces centres d’affaires ont une offre de services qui  repose historiquement et essentiellement sur la location de bureaux équipés cloisonnés, la location de salle de réunion, la domiciliation et un service d’accueil et de secrétariat (réponse téléphonique, service courrier). Très peu de nouveaux acteurs sont apparus ces 15 dernières années.

Quelles sont les principales caractéristiques d’un centre d affaires ?

Les centres d’affaires, pour les plus significatifs,  proposent des surfaces entre 500m2 et 3000 m2. Dans leur grande majorité, ces centres d’affaires commercialisent 90% des surfaces comme bureaux cloisonnés et les 5 à 10% restants se répartissent entre des salles de réunion et bureaux partagés ou open space. L’offre d’espace de coworking ou d’espace collaboratif est en effet quasi inexistante au sein des centres d’affaires traditionnels. Ces derniers préfèrent  conserver leur modèle historique de bureaux cloisonnés. Certains centres d’affaires à Paris se sont toutefois lancés dans une version d’espaces plus ouverts mais que nous qualifierons plutôt de grands bureaux cloisonnés aménagés en bureaux à partager à 3 ou 4 entreprises voire parfois d’open space aménagés mais sans réelle animation des « clients ».

Quels peuvent être les avantages à s’implanter dans un centre d affaires traditionnel ?

• De très belles et prestigieuses adresses.
• Une importante logistique (de moins en moins utilisée par les entreprises) et de nombreux personnel d’accueil, de gestion de courrier, de secrétariat, de réponse téléphonique.
• Des prestations immobilières de qualité (nettoyage, immeuble…)
• Une offre informatique et télécom de qualité (supérieure à l’offre grand public des boxs)
• Une souplesse plus importante qu’un bail 3/6/9 ans avec,  dans la majorité des cas, des contrats de location bureaux de 3 mois à 12 mois  incluant 3 mois de dépôt de garantie et 3 mois de préavis .
• Pour les réseaux intégrés de centres d’affaires, les process de relation clients peuvent être très industrialisés.
• Des Grandes surfaces qui peuvent permettre à une entreprise croitre et prendre plusieurs bureaux cloisonnés  ;

Quels peuvent être les inconvénients du centre d’affaires traditionnel ?

Coworking – bureaux – salle de réunion

Les remarques qui vont suivre ne sont pas nos conclusions personnelles mais plutôt le fruit de commentaires recueillis auprès de nos membres, de populations de free-lance, consultants, travailleurs nomades, PME et de grands groupes qui nous consultent de plus en plus dans le cadre de recherche d’espaces de travail contemporains ou nouvelle génération, offrant davantage que des mètres carrés occupés.

Le Prix généralement jugé élevé

Certes, la formule de location de bureaux dans un centre d affaires à Paris offre plus de flexibilité qu’un bail 3/6/9 ans mais souvent le prix de location inclut des services forfaitisés qui ne sont pas forcement utilisés par les occupants du bureau. Par exemple, la présence d’un important de personnel d’accueil ou de secrétaires sensés répondre à une demande de travaux de secrétariat (travaux de bureautique ou de courrier) et d’accueil téléphonique.Travaux  qui sont de plus en plus réalisés directement par la plupart des entrepreneurs ou salariés. De très grandes surfaces d’accueil et de réception peuvent aussi venir gonfler des factures mensuelles. Mais il est vrai aussi, que nous ne sommes pas obligés de choisir un centre d’affaires qui propose un trop grand accueil !

Beaucoup de services additionnels facturés mais pas toujours nécessaires.

Dans de nombreux centres d’affaires, le modèle de facturation peut s’avéré agaçant. Par exemple, il peut arriver à certains occupants de centres d’affaires de se faire facturer du temps parce que le personnel d’accueil est allé ouvrir la porte de son bureau ou parce que l’on annonce par téléphone l’arrivée d’un visiteur. Certes, cela est du temps passé mais nous pensons que cela peut s’avérer agaçant et destructeur en terme d’image.

Des pratiques commerciales parfois limites au niveau déontologique

Malheureusement, il semble que par la faute de certains acteurs, aux pratiques commerciales déontologiques « limites », la profession de centre d’affaires ne jouit pas toujours d’une bonne image. C’est dommage, car la plupart des acteurs semblent être animés d’une volonté de transparence dans leur relation commerciale. Parmi les pratiques recensées figurent notamment celles de proposer des conditions commerciales très alléchantes (trop ?) en début de contrat. Mais lorsque arrive le moment de renouveler le contrat, les prix augmentent soudainement jusqu’à 30 voire 50% dans certains cas. Autre pratique également constatée, une fois installée dans son bureau, des frais non discutés au moment des négociations apparaissent sur les 1ères factures (frais de dossier, frais d’activation de ligne téléphonique, frais d’installation, frais internet etc…). Notre conseil est d’être vigilant sur les conditions contractuelles et les frais cachés.

Peu d’animation des espaces et pas de réelle création de valeur

Le modèle historique du centre d’affaires à Paris et ailleurs repose essentiellement sur de la mise à disposition d’espaces et de services à un client. Ce modèle plutôt immobilier rend les centres d’affaires peu conviviaux avec peu d’échanges et de synergies professionnelles et humaines entre les occupants. La aussi, reconnaissons que depuis peu de temps, quelques centre d’affaires commencent à proposer quelques conférences et cocktail.

Finalement pas très flexibles ?

Nous avons vu qu’un des avantages proposé par un centre d’affaires est d’être plus flexible qu’un bail 3/6/9 ans avec des durées de contrat de 3 à 12 mois et des préavis et dépôt de garantie le plus souvent de 2 à 3 mois. Mais aujourd’hui les entreprises (aussi bien le free-lance que le grand groupe) ont de moins en moins de visibilité sur leur activité économique. Ce à quoi s’ajoute l’apparition de nouveaux modes  de travail  (collaboratifs, connectés, nomades). Ces 2 phénomènes poussent les entreprises à rechercher encore plus de flexibilité et d’agilité.  C’est à dire à réduire le préavis et le dépôt de garantie au maximum. Mais depuis 2008, à côté de ce marché historique du centre d affaires ont émergé de nouveaux espaces de travail dits de coworking.